Die notarielle Urkunde auf dem PC – geht das?
Die Justiz soll digitaler werden – dies ist seit Jahren der Wunsch des Gesetzgebers. Nun gibt es weitere Fortschritte, wie die Justiz künftig digitaler werden kann. Dies soll unter anderem mit der Einführung der E-Akte, also der elektronischen Aktenführung an den Gerichten, ab dem 1. Januar 2026 ermöglicht werden. Am 22. Mai 2024 wurde ein weiterer Gesetzentwurf vorgebracht: Die Einführung elektronischer Präsenzbeurkundungen für das Amt des Notars.
Bislang verursachten notarielle Beurkunden sehr viel Papier. Die Beteiligten mussten persönlich bei dem Notartermin erscheinen und eine Urkunde in Papierform unterschreiben. Diese Urkunden wurden im Anschluss digitalisiert, damit sie im Elektronischen Urkundenarchiv digital aufbewahrt werden können. Der gesamte Vorgang erforderte nicht nur Zeit, sondern auch Personalaufwand und weitere Ressourcen wie Papier, Druckertinte, etc.
Künftig soll dieser Prozess vereinfacht werden: Beteiligte müssen nach wie vor in Präsenz bei dem Termin sein, sofern sie nicht in einer Vollmacht einem Vertreter bestimmt haben. Allerdings ist die Urkunde selbst in digitaler Form vorliegend. Die Beteiligten können per elektronischer Unterschrift signieren, der Notar signiert ebenfalls mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur.
Soweit nun Sorge bestehen sollte, dass damit ein Digitalzwang verbunden sein soll, so gilt Entwarnung: Der Notar muss nicht notgedrungen die digitale Form verwenden. Gerade bei älteren Personen besteht oft der Wunsch nach etwas Haptischem, wie einem Dokument aus Papier. So bleibt das Bestimmungsrecht über die Art des Beurkundungsverfahrens beim Notar selbst.
Damit das Verfahren auch wirklich sicher und allgemeingültig ist, hat die Bundesnotarkammer eine Signatursoftware zur Verfügung gestellt. Nur diese Software darf für notarielle Beglaubigungen sowie zur Niederschrift genutzt werden.
Weiterhin gilt natürlich, dass die Urkunde auch künftig komplett verlesen werden muss. Dies darf jedoch vom Monitor/Bildschirm aus geschehen, damit Änderungen direkt eingearbeitet werden können. Dies ist zwar auch bei der Papierform möglich, aber bei weitem nicht so effektiv und komfortabel wie nun zukünftig möglich. Dies führt zu einer Erleichterung und auch Verbesserung des Beurkundungsvorganges.
Ein Vorteil dieser elektronischen Urkunden ergibt sich aber nicht nur im Notariat, sondern auch bei Nachlassgerichten und weiteren Verarbeitungsinstanzen. Diese profitieren maßgeblich von der Beurkundung in elektronischer Form.
Die Digitalisierung muss in Deutschland vorangetrieben werden, damit einhergehend auch die Digitalisierung des Notars. Der vorliegende Gesetzentwurf ist ein erster Schritt, der aber noch der Umsetzung bedarf. Wir hoffen es folgen noch viele weitere Schritte und werden hierzu fortlaufend berichten.
